ASAP

كلمة نذكرها و نقرؤها كثيرا خاصة في البريد الاليكتروني emails و بالأخص في المراسلات ما بين الادارات و الموظفين.. و ايضا في المراسلات مع الزبائن.

واضح جدا ان استخدام هذه الكلمة أصبح غير مجدي، و غير مفيد لا للمرسل و لا للمستقبل. أصبح المرسل يضع هذه الكلمة كجزء لا يتجزأ من مراسلاته على الرايحة و الجاية، و اصبح المستقبل يقرأ الكلمة بكل برود اعصاب- و احيانا بابتسامة.

استخدام كلمة ASAP و غيرها من التصرفات الادارية الكلاسيكية اصبحت بلا جدوى، مثل رفع نبرة الصوت في الاجتماعات، و الصراخ على التلفون و “رقع” سماعة التلفون عشان الكل يعرف انه “المعلم” معصب- الجيل الجديد من الموظفين موديل 89 و طالع لا تنفع معه هذه الاساليب- اذا امه و أبوه ما بطلعلهم يرفعو صوتهم عليه، مين انت يا مدير تا تبعث “ASAP” او “يا بتعمل الشغلة الفلانية يا بشوف تصرّف ثاني معك”… كله ما بنفع.

و بالمقابل، و للانصاف، هناك الكثير من المهام التي يجب عملها ASAP فعلا، و تحتاج للتركيز و الاهتمام من الكل و لكن هذه المهام تذوب مع مهام اخرى كثيرة مهمة و مصبوغة بنكهة الـ ASAP و بالتالي لا يصبح ASAP و لا احد يستفيد، لا صاحب العمل، و لا الموظف، و لا حتى الزبون.

طيب لماذا نستخدم المصطلحات “التهديدية” او التي تجذب الانتباه في مراسلاتنا اصلا؟ و لماذا نستخدمها بكثرة؟… اليكم رأيي الشخصي بالموضوع، و هو طبعا يحتمل الخطأ..

سبب استعمالنا لهكذا مصطلحات هو

  1. عدم الثقة بالآخر: و بالتالي ارسال كلمة مثل ASAP يراد بها ان تبعث رسالة للمستقبل اني لا أضمن انك ستقوم بما اطلبه منك- طبعا عدم الثقة يأتي بعد عدة مواقف حصلت بين الطرفين
  2. عدم تحمل المسؤولية: فعندما يرسل احدهم ASAP و كأنه يقول: “انا قلت انه الشغلة مستعجلة و دبّر حالك خلصها، و اذا ما خلصتها مش مشكلتي”
  3. عدم القدرة على وزن المجهود المطلوب: بمعنى ان المرسل لا يعرف ما هو المطلوب فعلا من المهمة و بالتالي “يرمي” كل ما هو مطلوب للمستقبل دون معرفة ما المتطلبات المطلوبة للعمل او اي مراسلات سابقة متعلقة بالمهمة
  4. أوامر من المدير: المدير يقول للموظف “لازم نعمل كذا و كذا ضروري جدا”… و بالتالي الموظف يرسل ايميل بنفس منطق مديره. و أيضا المدير يفرض على الموظفين طريقة “النق” كأسلوب لمتابعة العمل (راجع نقطة 1)

الخلاصة…. طريقة المراسلات و محتواها حاليا لا تخدم التوصل للفائدة العظمى للمهام المطلوبة من فريق العمل- يجب ان تكون المراسلات واضحة و مباشرة في الموضوع و تعكس مهام عملية حسب مستقبل الرسالة و ليس بكلام عام فضفاض يخلو من المسؤولية او مدخلات من طرف المرسل

One thought on “ASAP

  1. I blv #2 is the main reason -in my encounters at least-.

    I have this template I use for such “occasions” it basically reads that I am busy at the moment doing so & so project and if this is urgent I need specific time-bound instructions OR a face-to-face meeting so as not to lose track of your email

    I need to edit it as projects change but mainly it does the trick
    !

أضف تعليقاً

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

WordPress.com Logo

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   / تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   / تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   / تغيير )

Google+ photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Google+. تسجيل خروج   / تغيير )

Connecting to %s